• Guilherme Fernando Ferrari

Planilha Orçamentária de Produtos | Cotação - Espelho de Nota Fiscal em Excel | Impostos

Através da planilha de orçamento de produtos (espelho da nota fiscal) o usuário pode verificar todos os dados da nota fiscal antes mesmo de transmiti-la ou finaliza-la. No espelho são exibidas informações da nota fiscal como: destinatário, produtos, valores, quantidades, impostos e observações complementares. Fazendo uma cotação prévia com uma planilha em Excel é possível automatizar e facilitar o processo de orçamento de seus clientes.


Vale destacar que na planilha eletrônica constam os impostos incidentes na venda de produtos. De maneira resumida o conceito de Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI, que por definição do imposto federal: O produto industrializado é o resultante de qualquer operação definida neste regulamento como industrialização, mesmo incompleta, parcial ou intermediária. Já na sigla ICMS define-se por: Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação. Ainda sobre o ICMS existem produtos considerados substitutos tributários, portanto a Substituição Tributária é um mecanismo de arrecadação de tributos utilizado pelos governos federais e estaduais. Não contente os governos também cobram o DIFAL (deferencial de alíquota). As operações com consumidor final contribuinte ou não do imposto passam a ter as mesmas alíquotas de ICMS aplicáveis, ou seja, não serão mais utilizadas as alíquotas internas da UF origem nas operações com consumidor final não contribuinte, e sim as alíquotas interestaduais como em qualquer outra operação.


Lembre-se que a planilha não é um documento oficial, portanto o que é valido é a nota fiscal eletrônica que por definição oficial brasileira, uma nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Faz parte do processo a geração do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação gráfica da NF-e. Tem as seguintes funções: conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da nota fiscal eletrônica (Chave de Acesso); acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.); auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e; colher a firma do destinatário/tomador para comprovação de entrega das mercadorias ou prestação de serviços.


Além do cálculo dos impostos já destacados a planilha inclui os NCM referentes a tabela TIPI e suas respectivas alíquotas do IPI. Além dos campos para preenchimento do CST (Código de Situação Tributária) é uma tabela cuja finalidade é identificar qual a procedência da mercadoria e do CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações, das entradas e saídas de mercadorias, intermunicipal e interestadual) que trata-se de um código numérico que identifica a natureza de circulação da mercadoria ou a prestação de serviço de transportes.


Confira abaixo o vídeo tutorial com os itens necessários para formar o orçamento ou cotação de venda de produtos.

Link para download: Planilha Orçamentária de Produtos

Quer mais? Acesse a relação de planilhas e o site.


  1. A aba cadastro é o preenchimento mais importante para que o cálculo fique o mais aproximado possível da realidade da empresa. Sempre recomenda-se que bloqueie o acesso caso compartilhe a planilha ou tenha alguma insegurança no preenchimento dos dados. Isto posto, informe os códigos dos itens, categoria, descrição, NCM, clique em sim ou não para: substituição tributária, operação de revenda, importação, redução de base de cálculo ou valor do ICMS, unidade de medida, peso e preço;

  2. Ainda em cadastros próxima aba é de clientes. Então, crie um código, informe a razão social e o CNPJ. É importante o preenchimento da inscrição estadual para saber se é ou não contribuinte do ICMS, endereço completo, principalmente o estado para determinar a alíquota do ICMS, finalize o cadastro pelos dados de contato e responsável pela venda;

  3. Na tela de ICMS verifique se as alíquotas estão devidamente atualizadas;

  4. Na aba NCM está a composição da tabela TIPI, com as alíquotas do IPI e espaço para o preenchimento da margem de valor agregado, por item e estado. O botão MVA levará para o sítio da receita federal com as alíquotas cadastradas na base de dados. Recomenda-se o preenchimento da NCM que é útil para o seu negócio;

  5. A próxima aba é a compilação dos dados cadastrados, nomeada de orçamento ela vai retratar o espelho da nota fiscal. No primeiro momento forneça os dados da empresa emitente e depois informe o número do cliente que deseja realizar o orçamento. É muito importante que insira o estado da origem da mercadoria. O próximo passo é informar os dados do orçamento, como: o código do produto, a CST, CFOP: para espelho da nota fiscal. Além das informações de quantidade, desconto e frete. A planilha irá calcular e processar os dados inseridos para demonstrar os valores orçamentários com os impostos inseridos. Abaixo encontrará as datas de pagamento, prazo de entrega e informações complementares caso julgue necessário;

  6. Imprima os dados consolidados, salve em arquivo .pdf para enviar ao cliente.


Quer desbloquear o arquivo? Siga o passo a passo.

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